泰国活动搭建布置：场地布置会说话》它是聚焦目光、聚焦与会者的好办法

 

每一场场地布置都会说话，它是聚焦目光、聚焦与会者的好办法

为什么要花钱做场地布置？没有拱门、没背景板、没有舞台、没有桌花、没有绒质桌布、没有灯光音响、没有视频、没有音乐、没有⋯⋯难道就不能举办一埸晚宴吗？嗯⋯⋯答案是：完全可以的。只是，这晚宴失去了温度、失去了情感，也失去了宴会的灵魂。

场地布置的目的是聚焦目光、聚集与会者。一场活动里往往有几个聚焦点，根据聚焦点的功用、活动预算、场地限制等几个主要因素来优先处理需要布置的区域，不同类型的商业活动有不同的场地布置焦点。

 

入口迎宾区 （Welcome Area）

正如所有商铺的大门，这区域的目的是告诉大家：“我在这里。”同时，它亦具备迎宾的功能，我们可以在这个区域设置迎宾的拱门、嘉宾接待处和过道，从外到内行进的顺序可以是拱门 > 接待处 > 过道，亦可以是拱门 > 过道 > 接待处，差别不大，可由现场环境及与会者的行动路线而定。

迎宾拱门 （Welcome Arch）

迎宾拱门是一个标志性的聚焦布置，它带有三个重要的讯息，分别是：

一） 位置：功效等同国界线，它告诉与会者这里正是会场的入口；

二） 欢迎：拱门浑身散发着“欢迎您！”的姿态；

三） 宣传：若活动性质是展销会或展览会的话，拱门发挥了巨大的宣传作用，让途人知道这里正举办活动并吸引他们进入会场。

根据预算，设计师和活动制作人从物料和形态结构出发，为活动主办方负责人设计既合乎预算又亮眼的拱门，划算一点的可以选用铝料、桁架等可重用的结构，碍于它们属于划一的结构组件，搭建后的外观比较笨拙，以方形为主，且变化较小。预算许可的话可以考虑木制拱门，外形多变，更容易造出突出主题的设计，会高端大气很多。

 

接待处（Registration）

接待处是一场活动里第一个聚集与会者的地方，它的功能包括：

一） 欢迎：这里是人与人之间欢迎，比起拱门的欢迎当然有温度得多；

二） 签到：一种简单的仪式感，是尊重与会者出席的一种做法，活动主办方同时能够统计出席率。随着科技的进步，签到早已不限于纸笔墨砚了，市场上有很多小程序（App）可以选择；

三） 通知：尤其是重要人物（VIP）的到来，接待处的工作人员可以马上通知执行舞台总监重要嘉宾的到来，以便活动策划经理及制作人安排迎宾的工作。

接待处的布置可以简单一点，一块布景板、一张宴会长桌（IBM table – International banquet meeting table）已经能够发挥功用。

 

过道（Tunnel）

过道是连接入口到宴会前厅的一条通道，它起着时光隧道的作用，同时附有一句潜台词：“欢迎进入爱丽丝梦游仙境！”感觉像是让与会者脱离现实状态，全情投入宴会的世界。

 

木结构、镜面围身、弹力布或LED wall等材料和设备的配合，籍着设计师的神来一笔，可以建构出不规则的过道结构和意想不到的主题气氛。例如，我们可以运用木结构与电脑喷绘、镜面围身等搭起一条十米长的通道，把投影投在通道的路面上，再接驳一台烟雾机、把电脑筒灯（LED par）调成绿色和紫色、播放悬疑感的背景音乐来营造神秘莫测的环境氛围。

 

前厅 （Foyer or Pre-function area）

前厅是宴会厅前的一片区域，会议中场休息的茶歇时间（Coffee break）、晚宴开始前的鸡尾酒会（Cocktail section）或是社交场合（Networking section）都安排在前厅。同时，接待处、留影区、体验区、近距离的互动表演、或是产品展示、公司文化墙等等也会在这里出现。

 

留影区 （Photo zone）

顾名思义，留影区是给与会者拍照留念的区域，它隐藏着一项巨大功能：宣传。大会摄影师往往被与会者要求用他们的手机拍摄，然后与会者现场直播似的把照片上传到社交平台，这举动对活动起了很大的宣传效果。所以，设计师和活动制作人在设计留影区背影板的时候要注意活动的名称主题、企业标志是否清晰可见，尤其是地面到标题字底的距离有没有180公分高，避免与会者的高度遮挡了主题字。如果没有特定的主题，只是一个商业活动，留影区背景板可以用Monogram的设计来完成，更吸睛，也更突出企业的标志。

 

科技的日新月异改变了与会者被动的拍摄模式，人们逐渐抛弃沉闷的留影区背景板，360度全景摄影（360º photography）、马赛克摄影墙（Mosaics wall）、魔镜（Magic mirror）等等，这些创意科技已经超越传统的留影区，成为活动里的常客了。

 

体验区 （Experience zone）

活动主办方为了增添开席前的气氛，让与会者得到一些文化类、科技类，或纯綷是娱乐性质的体验，往往要求制作人安排一些有趣的体验或游戏摊位。中国剪纸、中国结是很棒的传统文化体验，而龙须糖、麦芽糖、金钱饼是我们很地道的小食文化，VR格兰披治大赛车让与会者挑战澳门世界级赛车跑道的威力，类似的体验摊位总能聚集好大一群人，气份马上热起来。

 

在构建游戏、体验摊位时，每个演出单位在设计、设备上的要求各有不同，制作人事前必须了解清楚并安排妥当。

 

宴会厅 （Ballroom）

宴会厅是会议和宴会举行的区域，舞台、座席、会议活动的同声传译房间都设在这个区域里。布置可以从舞台、宴会厅角落、全包围背景墙、天花悬吊、席花，这几个方面入手。

舞台 （Stage）

舞台是最重要的焦点，它表现了活动的主题，带出了活动讯息与意义。很多设计师喜欢以“简单就是美Less is more”的简约主义来设计会议活动的舞台，以简洁的背景设计烘托出演讲者，让演讲者成为与会者的焦点。

舞台上我们会放置背景板（Backdrop）、主题背景和道具（Themed stage set）、布幕（drape）等。舞台设计和用料有千变万化的搭配，设计师在设计舞台的时候通常会想好舞台的层次结构、布局、材质、色系等，然后与制作人一起讨论后而最终定案。当中，是选择木结构的围身呢、还是拼砌不同大小的 LED wall呢？都必须跟着制作人的预算走。

 

全包围背景墙 （Surrounding wall）

全包围背景墙的意思是用木结构、布幕、视像设备包括LED wall或投影屏（Projection screen）等结构绕着

 

宴会厅的内拢范围走一圈，这种做法直接与过道互相连接并互相呼应，呈现出不一样的宴会环境，与会者亦完完全全地被主题性的环境包围其中，更能投入活动氛围。当然，这是花费不少的一㮔格局布置。

  天花悬吊 （Hanging from ceiling）

在 Chp 02-2 跳出二围空间的舞台表演也很炫酷 的分享中，我们提及过宴会厅地面到天花的距离是一个三围空间的表演区域，这个法则也适用在场地布置，制作人同样可以利用这个空间以天花悬吊的方式把大型主题道具（themed props）或天花布幕（Ceiling draping）吊起，形成更丰富的视觉享受。

 

座席 （Banquet table）

基本上，座席是与会者停留最久的地方。从桌布（Tablecloth）、桌旗（Table runner）、装饰桌布（Table overlays）、餐巾（Napkins）、秀盘（Show plates）到椅布（Chair cover）、椅子带（Chair band），我们处处可见场地宴会部同事对座席布置的用心。

在座席上，主角除了佳肴美酒以外，矗立在桌子中央的桌花（Table centerpiece）也是很吸睛的。很多时候，席花是包括在宴会套餐的价格里，宴会经理会因应季节转换，为活动组织者提供当季最新鲜的花卉摆设。虽说这摆设叫做席花，但设计师和制作人往往不以花为主体，而是利用主题道具来呼应宴会的主题氛围。例如，以纤细高身花瓶插满红、黑色人造羽毛突出红磨坊主题的晚宴，或者以金光闪闪的小金人告诉与会者：你正在参与企业奥斯卡颁奖典礼，等等。

以上是对场地设计和布置时可以考虑的区域，但是，我们不可以盲目地把以上所有布置区域都推给客人，这样做必定适得其反。我们要根据客人的预算和想法，懂得如何抓紧有限的资源发挥最大的效益，排列优先次序，挑选适当的区域来布置。以下是给大家参考的优先次序：

一） 舞台

二） 座席

三） 接待处

四） 留影区

五） 席花

六） 迎宾拱门

七） 体验区

八） 天花悬吊

九） 过道 或 全包围背景墙

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